Laatst bijgewerkt: 22 mei 2026
VideoPod is een dienst van V-Media BV, gevestigd te Amsterdam. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je onze website staging.videopod.nl bezoekt, contact met ons opneemt of een boeking plaatst. Deze verklaring is opgesteld conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR).
1. Verwerkingsverantwoordelijke
V-Media BV
- Adres: Emmalaan 25, 1075 AT Amsterdam
- KvK-nummer: 84418338
- BTW-nummer: NL863203917B01
- Contact: hallo@staging.videopod.nl
Voor vragen over deze verklaring of de verwerking van jouw gegevens kun je ons via bovenstaand e-mailadres bereiken.
2. Welke gegevens verwerken we
We verzamelen alleen gegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren, te factureren en te verbeteren.
2.1 Contact- en boekingsgegevens
Wanneer je contact opneemt via e-mail, een formulier invult of een boeking plaatst via Calendly:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
- Telefoonnummer (indien opgegeven)
- Bedrijfsnaam (indien opgegeven)
- Onderwerp van je bericht of boeking
- Voorkeursdatum/-tijd van de opname
2.2 Klantgegevens
Wanneer je opdrachtgever wordt:
- Bovenstaande gegevens
- Factuurgegevens (bedrijfsnaam, KvK, BTW, adres)
- Betaalgegevens (IBAN, transactieverwijzing)
2.3 Technische gegevens (websitebezoek)
- IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk)
- Browsertype en versie
- Bezochte pagina’s en bezoekduur
- Verwijzende website
- Apparaattype
2.4 Opname-content
Audio- en videomateriaal dat tijdens een productie wordt opgenomen, waarop herkenbare personen voorkomen. Dit wordt verwerkt onder de overeenkomst die we met de opdrachtgever sluiten; zie ook artikel 6.
3. Doeleinden en grondslagen
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Uitvoeren van een opname-opdracht | Uitvoering overeenkomst |
| Beantwoorden van contactverzoeken | Gerechtvaardigd belang / uitvoering overeenkomst |
| Verzenden van offertes en facturen | Uitvoering overeenkomst / wettelijke verplichting |
| Boekhouding (7 jaar bewaarplicht) | Wettelijke verplichting |
| Verbeteren van de website (analytics) | Toestemming (cookiebanner) |
| Marketing per e-mail naar bestaande klanten | Gerechtvaardigd belang met opt-out |
We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens en doen geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering.
4. Met wie delen we gegevens
We verstrekken jouw gegevens uitsluitend aan derden voor zover dit nodig is om onze diensten te leveren of aan een wettelijke verplichting te voldoen.
| Verwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Calendly | Afsprakenbeheer | EU/VS (DPA + SCC’s) |
| Hosting (DigitalOcean / Hetzner) | Website-hosting | EU |
| ProtonMail | E-mailverkeer | Zwitserland (adequaat niveau) |
| Moneybird | Factuur- en boekhouding | EU |
| Rank Math / Google Search Console | Zoekoptimalisatie en performance | EU/VS (DPA) |
| Plausible / Google Analytics | Website-analyse | EU (Plausible) of EU/VS (GA4 met DPA + SCC’s) |
Met al onze verwerkers hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten (of zullen we dat doen voordat de samenwerking start).
5. Bewaartermijnen
| Categorie | Termijn |
|---|---|
| Contactverzoeken zonder vervolg | 12 maanden |
| Klantgegevens lopende opdrachten | Duur van de overeenkomst |
| Factuur- en boekhoudgegevens | 7 jaar (wettelijke verplichting) |
| Opname-content (audio/video) | Conform de afzonderlijke productieovereenkomst |
| Technische logs | 90 dagen |
| Cookies | Zie ons cookiebeleid op de website |
6. Opname-content en portretrechten
Voor audio- en videomateriaal dat tijdens een productie ontstaat geldt een afzonderlijke productieovereenkomst tussen V-Media BV en de opdrachtgever. Daarin staan onder meer:
- Wie eigenaar wordt van de uiteindelijke productie
- Hoe portretten van gasten en deelnemers worden verwerkt
- Of (delen van) de productie door V-Media BV gebruikt mag worden voor portfolio of marketing
- Bewaartermijnen voor ruwe opnames
Alle deelnemers aan een opname dienen vooraf toestemming te geven voor het maken van audio- en videoregistraties; dit verloopt via de opdrachtgever.
7. Beveiliging
We treffen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen:
- HTTPS op alle webverkeer (TLS 1.3)
- Toegangscontrole op werkstations en servers (sterke wachtwoorden, MFA waar mogelijk)
- Versleutelde back-ups
- Beperkte toegang op need-to-know-basis
- Periodieke beveiligingsupdates
8. Jouw rechten
Onder de AVG heb je het recht om:
- Inzage te krijgen in welke gegevens we van je verwerken
- Rectificatie te vragen van onjuiste gegevens
- Verwijdering te vragen (“recht op vergetelheid”), tenzij wij een wettelijke bewaarplicht hebben
- Beperking van de verwerking te vragen
- Bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
- Gegevensoverdraagbaarheid te vragen (digitale kopie)
- Toestemming in te trekken wanneer verwerking daarop is gebaseerd
Je kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar hallo@staging.videopod.nl. We reageren binnen 4 weken. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen je identiteit aan te tonen.
9. Klachtrecht
Als je vindt dat we jouw gegevens niet correct verwerken, neem dan eerst contact op met ons. Komen we er niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
Autoriteit Persoonsgegevens — Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag — autoriteitpersoonsgegevens.nl
10. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer wet- of regelgeving of onze dienstverlening daartoe aanleiding geeft. De meest recente versie staat altijd op staging.videopod.nl/privacy. Bij materiële wijzigingen informeren we bestaande klanten per e-mail.